ERP – Enterprise Resource Planing

Enterprise = Unternehmens,  Resource Planing = Ressourcenplanung. ERP

Warenwirtschaft – Buchhaltungssoftware – Lagerführung … was auch immer! Wie auch immer!

Es gibt zahllose Bezeichungen, Variationen oder Schattierungen. Im Grunde geht es hierbei um Software, die Ihr Unternehmen am Laufen hält und Sie bei Ihren Aufgaben unterstützt.
Wie der Teil „Planing“ verdeutlicht, ist nicht nur die Ablaufsteuerung Zweck der Einführung, sondern das Sammeln von Informationen und Erkenntnissen, die Sie als Unternehmer bei der Entscheidungsfindung leiten wird.

Doch wie sollte man herangehen, um dieses wichtige Steuerungsinstrument zu selektieren?

 

So wird ausgewählt:

  1. Der Preis:

    Startups haben begrenzte Mittel, etablierte Unternehmer sparen gerne (Geiz ist geil), Unternehmen im Zugzwang haben Probleme, also auch begrenzte Mittel.
    Daher beginnt die Auswahl der ERP meist mit der Preisentscheidung – fatal (dazu später mehr).

  2. Die Empfehlung:

    Was kann es Besseres geben, als ein erfolgreicher Unternehmer, der einem seine Software empfiehlt. Er ist ja damit erfolgreich, er kann damit effektiv arbeiten, dann sollte doch diese Software auch Sie zum Erfolg bringen.

  3. Das Angebot:

    Wow, 50% Discount. Hurra, jetzt werden Sie erfolgreich und dies zum halben Preis. Ist eine Steigerung von 1.

  4. Die Presse:

    Na wenn´s in der Zeitung steht, dann kann es ja nur gut sein. Redakteure haben den Durchblick. Sie wissen, was entscheidend ist. Also können wir uns darauf verlassen.

  5. Das Internet:

    Google weiß Bescheid. Google hat uns ja auch dabeit geholfen, die richtigen Ski zu kaufen. Also kann sich Google auch bei der ERP-Auswahl nicht irren.

  6. Der Lehrling kennt sich mit Computer aus:

    Wenn einer mit Computern klar kommt, dann hat er ja die Voraussetzungen um das Unternehmen mit der richtigen Software zu beglücken.

  7. Andere Gründe:

    Irgend einer mit Budget hat irgendeine Software gekauft. Kann ja nur richtig sein, spart es doch viel Zeit, oder?

So ist dies zu Beurteilen

  1. Der Preis:

    Eine ERP entscheidet über die Wirksamkeit Ihrer Handlungen, unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihrer Alleinstellungsmerkmale. Wie wollen Sie dies erreichen, wenn genau die Software, die für Sie die richtige ist, Ihr gesetztes Budget übersteigt?
    Natürlich steht jeder Unternehmer unter finanziellen Zwängen, aber die Entscheidung über eine ERP darf niemals am Preis festgemacht werden. Dies kann nicht funktionieren.
    Es ist übrigens auch möglich, dass ein preiswerteres Produkt besser geeignet ist als das dem Budget entsprechende.

  2. Die Empfehlung:

    Wenn der Empfehlende in der gleichen Branche wie Sie tätig ist, wenn sein Unternehmen dem Ihren wie ein Ei dem anderen gleicht, nur dann und wirklich nur dann kann es sein, dass die Software für Sie geeignet ist. Dann ist es allerdings wiederum sehr unwahrscheinlich, dass Ihr Hauptmitbewerber Ihnen seine Software empfehlen wird.

    Sie sollten zunächst einmal wissen, wie ERP Software in der Regel entstanden sind.
    Begonnen hat dies meist mit einem Informatikstudenten. Dieser muss als Diplomarbeit ein Softwareprojekt erfüllen. Was also tun? Nun, entweder der Vater des Studiosus oder ein Freund der Familie hat ein Unternehmen. Wie toll, dann schreiben wir eine Software für dieses Unternehmen.
    Dieser Unternehmer hat nun das Glück, dass genau auf seine Bedürfnisse hin programmiert wird. Wenn also die Planung richtig erfolgt ist, wird für den Schreiner eine Schreiner ERP, für den Schlosser eine Schlosser ERP, für den Sanitärhandel eine Sanitärshandels ERP erstellt.
    Wenn der Studiosus nun sein Diplom in der Tasche hat, liegt es nahe, dass er seine Branchen ERP danach auch vermarktet. Boing, schon ist die Fachsoftware erhältlich.
    Da in gleichen Branchen auch die Abläufe ähnlich sind, wird der Einstieg erleichtert. Da jedoch kein Unternehmen wie das andere ist, wird die Software immer wieder erweitert. Dies wird mit sog. Modulen vereinfacht.
    Somit wird aus der Sanitärhandels ERP, eine Sanitär- und Baustoffhandelssoftware und so weiter.
    Irgendwann sind die Erweiterungen und Module so ausgereift, dass eine allgemein verwendbare Software daraus wird. Schon ist die ERP fertig.

  3. Das Angebot:

    Wie lässt sich eine ERP kalkulieren? Was entscheidet über den Preis?
    Manntage Programmierarbeit – sicherlich!
    Anzahl der verkauften Lizenzen – ebenso.
    Erfolg des Vertriebes – unbedingt.
    Marketing hat als Werkzeug auch das Angebot. Das wissen Sie als Unternehmer. Lassen Sie sich bei der Entscheidung einer ERP nicht durch einen Marketingtrick beeinflussen.
    Ein beliebter Trick ist es, mit Aktionsangeboten zu einem schnellen Abschluss zu kommen: „Unser Angebot gilt nur noch bis Montag“!!!

  4. Die Presse:

    Um eine Software kompetent beurteilen zu können, benötigt man eine gewisse Kompetenz. Man muss mit dem Bedienkonzept der Software vertraut sein und versteckte Funktionen beherrschen. Die Formulargestaltung und Anpassungen am Programm ist ebenso wichtig.
    In allen Beurteilungen der Presse, in denen Programme berurteilt wurden, mit denen ich vertraut bin, wurden wichtige Funktionen nicht oder nicht richtig beurteilt. Ein Redakteur kann in der kurzen Zeit, die ihm zur Verfügung steht, keine ausreichende Erfahrungen sammeln, um die Software wirklich kompetent zu beurteilen.

  5. Das Internet:

    Bei der Recherche nach der richtigen Software ist das Internet das Werkzeug der Wahl. Jeder Softwarehersteller bietet dort Informtionen an. Wichtig ist es, Google die richtigen Fragen zu stellen, um den Kreis der geeigneten Produkte möglichst exakt einzugrenzen.

  6. Der Lehrling kennt sich mit Computer aus

    Ja, die Jugend ist computeraffin und technikbegeistert. Aber spätestens, wenn zum Beratungsgespräch der Lehrling oder ein anderer junger Mitarbeiter mit Computererfahrung hinzugezogen wird, manifestiert sich die Erkenntnis, dass die Prioritäten nicht richtig gesetzt werden.

  7.  Andere Gründe:

    Der Chef kommt von einem Kongress zurück und hat eine DVD im Gepäck. Diese legt er seinem Verkaufsleiter vor mit den Worten: „Damit können wir Angebote schreiben“. Das glauben Sie nicht? Genau dies habe ich schon erlebt.
    Nicht selten wird ERP Software nur mal so gekauft. Wird dann schon passen. Das ist genau so, als ob man ein Haus baut und den Plan erst zeichnet, nachdem es fertig ist. Nun, bei Häusern gibt es Gesetze, die dies verhindern.

So wählt man richtig aus:

  1. In der Software müssen Ihre Prozesse 100% ig abbildbar sein.

    Es sind die Prozesse, die Ihr Unternehmen ausmachen. Diese Prozesse müssen sich in der Software wiederfinden. Es schadet natürlich nie, seine Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Oft zeigt sich gerade bei der Einführung einer neuen ERP, dass an der einen oder anderen Stelle Optimierungs- und/oder Einsparungspotential gegeben ist.
    Um eine Software zu finden, die Ihre Prozesse unterstützt, müssen Sie Ihre Prozesse genau  kennen.
    In großen Betrieben ist es üblich, dass Software-Ingenieure an jedem Arbeitsplatz über einen gewissen Zeitraum Beobachtungen durchführen, dies wird in kleinen und mittleren Unternehmen meist vernachlässigt.
    Je exakter Sie Ihre Prozesse beschreiben können, umso leichter wird die Auswahl der optimalen Software fallen.

  2. Ziehen Sie Ihre Mitarbeiter hinzu.

    Ihre Mitarbeiter sind es, die mit der Software arbeiten. Sie sind es auch, die die Prozesse in Ihren Unternehmen kennen und beeinflussen. Holen Sie sich Ihre Mitarbeiter mit ins Boot und zwar bereits bei der Prozessbeschreibung. So reduzieren Sie die Gefahr eines Gegeneinander.

  3. Seien Sie offen und ehrlich

    Zu den wichtigsten Aufgaben einer ERP gehört die Betriebsdatenerfassung. Es ist wichtig für Sie zu wissen, welcher Aufwand z.B. bei der Produktion entsteht. Dies kann nur durch eine BDE nachvollziehbar gemessen werden.
    Aber Betriebsdatenerfassung kontrolliert natürlich die Mitarbeiter. Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter, dass dies nur der Optimierung der Abläufe dient. Niemand lässt sich gerne kontrollieren. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich ins Boot holen, erklärt sich die Notwendigkeit einer BDE von selbst.

  4. Jetzt beginnt die Suche

    Mit den gesammtelten Informationen haben die Basis für die Auswahl der benötigten Software geschaffen. Die Auswahl ist nach wie vor schwierig, da die Anzahl der Anbieter immens ist.
    Wie vorgehen? Definieren Sie Schlüsselfunktionen: was sind die Schwerpunkte, die von der Software abgebildet werden sollen? Priorisieren Sie die Funktionen. Diese fassen Sie in einer Kurzbeschreibung zusammen und geben Sie an die Software Anbieter weiter. Dann vereinbaren Sie eine Demonstrationen der Software. Doch wie finden Sie die Anbieter? Jetzt könnte man die oben beschriebenen Punkt wieder durchgehen.
    Lösen Sie sich aus der Endlosschleife und holen Sie sich Berater zu Hilfe. Eine dritte Partei, mit der notwendigen IT Erfahrung und Ihnen wohlgesonnen, kann Sie auch vor den Tricks des Vertriebes bewahren.
    Der Berater wird 2 bis 3 Softwarealternativen zusammenfassen und vorstellen.

  5. Jetzt wird es betriebswirtschaftlich

    Aus den 2 bis 3 Alternativen wählen Sie auf der Grundlage von Funktion, Preis für die Software, Kosten für die Einführung und Kosten des laufenden Betriebes, die passende Software aus.

  6. Test im Echtbetrieb

    Nachdem Sie die vermeintlich richtige Software gefunden haben, lassen Sie sich eine Testversion einrichten. Jeder Softwareanbieter wird eine kostenfreie Testversion installieren. Üblich für die Testversion ist ein Zeitraum von 1 Monat. Einigen Sie sich von vornherein auf einen Testzeitraum von 3 Monaten mit Verlängerungsoptionen.
    Sie brauchen jetzt wieder Ihre Mitarbeiter, denn der Echzeit-Testbetrieb verlangt den Mitarbeitern viel ab. Während der normalen Arbeit muss jetzt noch die neue Software bedient werden. Dies ist schwierig, wenn bereits eine andere Software eingesetzt wird, es ist aber noch schwieriger, wenn an der entsprechenden Stelle noch keine IT zur Verfügung steht.
    Hier kann wieder Ihr Berater die notwendigen Voraussetzungen definieren.

  7. Einführung der Software

    Wenn der Test erfolgreich abgeschossen wurde und die Entscheidung gefallen ist, muss die Software im Unternehmen verteilt werden. Dies erfordert ebenso eine exakte Planung.
    Zunächst müssen die Mitarbeiter natürlich geschult werden.
    Ob dann die Software unternehmensweit zum gleichen Zeitpunkt verteilt wird oder schrittweise von Abteilung zu Abteilung, ist eine wichtige Entscheidung. Bei der unternehmensweiten Verteilung steigt der Supportaufwand, wobei bei der abteilungsweiten Verteilung die Schnittstellen gepflegt bzw. geschaffen werden.

  8. Die Arbeit kann beginnen

    Die Software ist verteilt, alle Abteilungen arbeiten und die Umstellung ist abgeschlossen. Gratulation zur erfolgreichen Softwareeinführung. Software hat immer Verbesserungspotential, iterativ werden die Vorgänge, Prozesse, Formulare usw. verbessert. Schaffen Sie Kontrollstrukturen und hinterfragen Sie immer wieder die Funktionen. Dann werden Sie auch lange erfolgreich ihre Unternehmensresourcen planen können.